Whistleblowing: cosa é, cosa segnalare e chi può farlo

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28 Apr

Una panoramica sull’ecosistema del whistleblowing.

Da dove nasce, cosa significa e come funziona anche in virtù della recente modifica alla normativa europea. Qual è un esempio di whistleblowing? La segnalazione può avvenire in forma anonima? Quali sono gli obblighi per le aziende italiane?

Sapevi che in Italia il whistleblowing è in una curva crescente, sia lato normativo che operativo?

Da dicembre 2023, infatti, sono state registrate +600 segnalazioni, evidenziando un maggiore allineamento delle organizzazioni pubbliche e private. Le aziende che adottano sistemi di segnalazione sono circa l’87%, con un incremento nell’apertura a fornitori (77%) e clienti. Per saperne di più, leggi il report.

 

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Percentuale di aziende che adottano sistemi di segnalazione

Indice:

  1. Significato del whistleblowing
  2. Cos’è il whistleblowing?
  3. Whistleblowing & ANAC
  4. Qual è la normativa che lo disciplina?
  5. Un esempio di whistleblowing
  6. OpenBlow: software native by Laser Romae per il whistleblowing
  7. Perché scegliere OpenBlow by Laser?
  8. Qual è la corretta procedura per il whistleblowing?
  9. Il whistleblowing è obbligatorio?
  10. Whistleblowing: cosa segnalare e chi può farlo?
  11. Whistleblower anonimo
  12. Tutele per il whistleblower

 

Whistleblowing: significato

Whistleblowing deriva da un termine anglosassone che significa letteralmente “to blow the whistle” (soffiare nel fischietto) che richiama l’atto dell’arbitro che, appunto soffiando nel fischietto, segnala un’irregolarità. Quando si parla di whistleblowing ci riferiamo dunque alla segnalazione da parte di un/a dipendente o una parte terza (detto “whistleblower”) circa attività illecite e/o fraudolente all’interno di un ente pubblico e/o un’azienda privata.

Cos’è il whistleblowing?

La metafora etimologica del “whistleblowing” aderisce perfettamente al suo significato più convenzionale: se un/una dipendente, ad esempio, si rende conto che la propria azienda non sta giocando la partita secondo le regole, “fischia”. Ovviamente, il whistleblowing si riferisce a violazioni di una legge o di un regolamento, e/o alla minaccia di un interesse pubblico come in caso di corruzione o frode, e va distinto pertanto da una “lamentela” soggettiva e/o personale da parte di un/a dipendente.

Whistleblowing & ANAC

L’ ANAC è l’Autorità Nazionale Anticorruzione: un ente amministrativo indipendente italiano istituito per prevenire la corruzione, garantire la trasparenza e vigilare sui contratti pubblici e appalti. Uno dei suoi obiettivi è il whistleblowing: gestire le segnalazioni di illeciti da parte dei dipendenti pubblici.

 

Le modalità di segnalazioni del whistleblowing sono quattro: interna, esterna, autorità giudiziaria e divulgazione pubblica.

    • Interna: quando la denuncia viene fatta da un/a dipendente tramite canali interni all’azienda.
    • Esterna: quando la denuncia viene fatta tramite l’ANAC.
    • Autorità giudiziaria: quando la denuncia viene fatta presso carabinieri e polizia.
    • Divulgazione pubblica: quando la denuncia viene fatta a mezzo media e stampa.

Di norma, coloro che preferiscono la modalità esterna o divulgazione pubblica non ripongono sufficiente fiducia nell’asset interno aziendale per cui lavorano. Tuttavia, a prescindere dalla modalità prescelta per la segnalazione, come già anticipato prima, la denuncia deve riguardare illeciti disciplinati dalla normativa nazionale o europea.

Talvolta, le singole policy e procedure aziendali possono includere anche delle casistiche particolari riconducibili al “codice di condotta”. Il codice di condotta (spesso erroneamente confuso con il codice etico) è un documento che fornisce ai dipendenti linee guida comportamentali sul posto di lavoro e relative conseguenze (in parole più semplici, cosa fare e cosa non fare).

→ Sapevi che OpenBlow, la piattaforma nativa di Laser Romae in materia di whistleblowing e che approfondiremo tra poco, è nata proprio in virtù di una collaborazione tra ANAC e Laser Romae? Se vuoi scoprire subito OpenBlow, clicca qui. 

Qual è la normativa che disciplina il whistleblowing?

La direttiva Europea sul whistleblowing (2019/1937) entra in vigore a partire dal 17 dicembre 2021, rappresentando una tappa storica per la protezione dei whistleblower, poiché tutte le aziende (sia pubbliche che private) con più di 50 dipendenti sono tenute a introdurre un sistema interno di whistleblowing. Il 17 dicembre 2021 è scaduto il termine ultimo di recepimento della nuova normativa, la quale è stata – finalmente – recepita in Italia il 9 marzo 2023, quando il Consiglio dei Ministri approva il decreto legislativo e la nuova legge italiana sul Whistleblowing entra ufficialmente in vigore.

 

Come già accennato prima, la nuova normativa europea prevede un sistema di segnalazione a tre livelli:

  1. i dipendenti devono rivolgersi al proprio datore di lavoro attraverso i canali di segnalazione interni;
  2. se la segnalazione interna non porta alcun frutto, il whistleblower può rivolgersi alle autorità che hanno fino a tre mesi di tempi per rispondere e/o continuare le indagini;
  3. in ultimo (ma non per importanza, ndr), i whistleblower hanno la possibilità anche di segnalare pubblicamente i loro sospetti (a mezzo stampa e/o media). Tuttavia, una rivelazione pubblica può arrecare innumerevoli danni – sia economici che reputazionali – all’azienda.

Un esempio di whistleblowing a cui forse non pensavi: il caso di Francesco Zambon durante il COVID- 19

In questo caso parliamo del whistleblower Francesco Zambon (ex ricercatore dell’OMS) che, a inizio 2020, ha coordinato il gruppo che ha redatto il Rapporto sulla preparazione dell’Italia alle pandemie.

I risultati del report rivelavano gravi lacune nel piano pandemico del Ministero della Salute italiano, rimasto inalterato dal 2006 nonostante gli obblighi di revisione periodica. Il documento è stato ritirato poche ore dopo la sua pubblicazione e Francesco Zambon ha subito pressioni da parte dell’alto funzionario dell’OMS coinvolto nella sua redazione, con l’intento di portarlo a modificarne le conclusioni.

Francesco Zambon si è rifiutato di apportare tali modifiche e ha seguito la procedura di whistleblowing interna dell’OMS, segnalando i sospetti conflitti di interesse nella decisione di ritirare il report e le pressioni subite per modificarne le conclusioni.

L’Organizzazione Mondiale della Sanità ha negato a Francesco Zambon il riconoscimento come whistleblower e non gli ha fornito alcuna protezione.

Nel 2024, è stata intrapresa una storica iniziativa di collaborazione per presentare un parere amicus curiae – letteralmente “amico della corte”, cioè una terza parte non coinvolta direttamente nella causa –  al Tribunale amministrativo dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro (ILOAT) nel caso di Francesco Zambon.  A febbraio 2025, con la sentenza n.5000, l’ILOAT ha respinto le richieste di Francesco Zambon.

Quale software usare per il whistleblowing?

Laser Romae, operando nel campo dell’ICT, offre soluzioni e servizi all’avanguardia in tutti i settori dell’informatica e svolge attività di analisi, progettazione ed assistenza nel campo dell’ingegneria. Tra gli altri progetti dell’azienda, nasce l’esigenza di sviluppare una piattaforma “madre” in riferimento al whistleblowing: OpenBlow.

OpenBlow è un sistema per la segnalazione e la gestione di condotte illecite in modo semplice, sicuro e protetto; sviluppato in collaborazione con ANAC (di cui parlavamo qui), della PA e delle società private per la segnalazione di condotte illecite, in linea con la normativa vigente.

Perché scegliere OpenBlow?

OpenBlow, come accennavamo prima, è:

    • semplice perché è in grado di semplificare le procedure di inserimento, gestione e monitoraggio delle segnalazioni durante tutto l’intero ciclo del processo, grazie alla sua interfaccia semplice e intuitiva;
    • sicuro, poiché adotta protocolli cifrati, utilizzando tecniche di crittografia per la memorizzazione dei contenuti delle segnalazioni, dei documenti e dell’identità del segnalante. L’utilizzo di OpenBlow, rispetto ad altre modalità di segnalazione, garantisce la segregazione dei dati: in sintesi, nemmeno l’amministratore di sistema della società può accedere a tali informazioni.
    • a norma di legge, ottemperando in modo nativo alla normativa vigente (D. Lgs. 24/2023), alle direttive europee, ai modelli organizzativi (D. Lgs. 231/01) e al GDPR (privacy);
    • customizzabile perché supporta la completa personalizzazione dei contenuti, dell’interfaccia grafica, dei questionari, dei workflow dei processi e della brand identity aziendale (immagine coordinata), permettendo così l’integrazione della piattaforma con i sistemi già in uso;
    • trasversale: è compatibile – in modo nativo – con istanze multiple per Gruppi di Società e Holding, garantendo così la gestione della comunicazione e relativo inoltro di segnalazioni e documenti tra le diverse piattaforme, tutelando la sicurezza e la necessaria dissociazione;
    • ready-to-deploy on Saas e/o On-Premise: disponibile come servizio qualificato AgID in modalità SaaS (Software as a Service) o On-Premise – installata e integrata direttamente sulle infrastrutture del cliente. È compatibile anche con la modalità ready-to-deploy.

 

Per rispondere alla domanda iniziale “perché scegliere OpenBlow?”, possiamo affermare che OpenBlow è il software che più rispetta i principi di sicurezza e riservatezza dell’anonimato by default (GDPR). Laser Romae lo ha sviluppato sin dalla sua fase embrionale con l’obiettivo del corretto recepimento nativo delle norme e linee guida ANAC.

Questa tesi è confermata dal fatto che a livello nazionale le aziende più strutturate adottano la soluzione di OpenBlow: una software factory interna e d’eccellenza a garanzia di processo, sicurezza e qualità. A ciò si aggiunge una lungimiranza pionieristica: Laser Romae opera in questo settore da quasi dieci anni, a fronte dei tre degli altri enti.

Scopri le ultime novità in materia di whistleblowing e OpenBlow qui.

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Qual è la corretta procedura per il whistleblowing?

La corretta procedura di whistleblowing prevede l’invio di una segnalazione, scritta o orale, tramite canali interni e sicuri, che garantiscano la riservatezza dell’identità del whistleblower (segnalante). Se tale canale è inefficace o inesistente, è possibile ricorrere al canale esterno dell’ANAC. La protezione del segnalante (contro le ritorsioni) è garantita se la segnalazione si riferisce a violazioni di norme nazionali o europee apprese durante l’attività lavorativa.

 

Di seguito, vediamo insieme quali sono i 5 step da seguire per adempiere correttamente alla procedura:

  • identificazione del canale – in primis, occorre verificare se l’ente (pubblico o nel caso del privato, con almeno 50 dipendenti) ha strutturato un canale interno;
  • contenuto della segnalazione – deve essere fondata su motivi ragionevoli ed avere prove concrete a supporto (documenti, fatture, chat…);
  • modalità d’invio – orale (IVR), grazie a messaggistica vocale o incontri diretti, o scritta, anche telematica;
  • gestione e feedback – il ricevente deve fornire un feedback al whistleblower entro un range temporale predefinito dalla data d’invio (3 mesi);
  • tutela – il segnalante è protetto da qualsiasi ritorsione a condizione che la segnalazione sia fatta nell’interesse del “bene comune”, ed ovviamente fondata su elementi concreti.

Il whistleblowing è obbligatorio?

Come abbiamo precedentemente detto, il D. Lgs. 24/2023 richiede l’obbligo di introdurre canali interni e protetti per il whistleblowing. Tale obbligo riguarda aziende private con più di 50 dipendenti, enti con Modello 231 (per le aziende sotto i 50 dipendenti, l’obbligo scatta solo se hanno adottato il Modello 231 e i canali di segnalazione riguardano violazioni del modello stesso) e settori regolamentati (finanziario, bancario…). Il vincolo è in essere dal 15 luglio 2023 per le aziende con >249 dipendenti e dal 17 dicembre 2023 per quelle con tra 50 e 249 dipendenti.

La normativa avalla la riservatezza e vieta ritorsioni contro i whistleblower. (lapalissiano in questo articolo, ma che non deve essere mai dato per scontato, ndr).

Le sanzioni, che sono applicate dall’ANAC – unico ente preposto -, sono da un minimo di 5.000€ fino ad un tetto massimo di 50.000€ per le seguenti motivazioni:

    • mancata instaurazione del canale interno;
    • ostacolo alla segnalazione;
    • violazione della riservatezza.

La normativa, occorre tenere a mente, tutela i dipendenti, ma anche tutto quell’apparato di fornitori e collaboratori aziendali, come consulenti e fornitori, che segnalano illeciti di cui vengono a conoscenza nel contesto lavorativo in cui operano.

Whistleblowing: cosa segnalare e chi può farlo?

Ricordiamo ancora che il whistleblowing è la segnalazione di illeciti e condotte non etiche accertate sul luogo di lavoro (sia pubblico che privato) che danneggiano l’interesse pubblico o l’integrità dell’organizzazione. Si possono segnalare reati, comportamenti illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, ma anche violazioni di norme europee/nazionali e danni ambientali.

 

Cosa segnalare?

Di seguito, indicheremo i 5 cluster principali di segnalazione:

  1. reati e illeciti – corruzione, frode, furto, insider trading, riciclaggio, concussione;
  2. violazioni normative – violazione di norme nazionali o UE, in relazione ad appalti pubblici, sicurezza dei prodotti, tutela dell’ambiente, trasporti, protezione dei dati (GDPR), sicurezza della rete;
  3. sicurezza e salute – violazioni delle norme su salute e sicurezza sul lavoro, sicurezza alimentare e radioprotezione;
  4. mala gestione – atti o inadempimenti che inficiano l’interesse pubblico l’integrità dell’ente, sia esso privato o pubblico;
  5. comportamenti non etici – molestie, bullismo o discriminazioni sul lavoro.

 

È opportuno essere a conoscenza di cosa non è whistleblowing e di conseguenza cosa non è necessario e opportuno segnalare, in quanto non concorre alla classe degli illeciti. A titolo esemplificativo, potremmo annoverare in questa macrocategoria, lamentele soggettive e personali (ferie, stipendio o reclami circa rapporti interpersonali), basate su voci e/o pettegolezzi.

 

Chi può segnalare?

I whistleblower sono tutti gli attori e attrici che concorrono alla formazione dell’ecosistema aziendale, che sia esso pubblico o privato, interno o esterno; ad esempio: dipendenti, ex dipendenti, tirocinanti, fornitori, collaboratori o azionisti.

Di nuovo, ricordiamo che la normativa in vigore (il D. Lgs. 24/2023) garantisce e ottempera alla riservatezza e alla protezione contro le ritorsioni per il whistleblower – abitualmente tramite canali interni o, in casi specifici, direttamente tramite l’ANAC.

Si può essere un whistleblower anonimo?

La risposta laconica è sì, si può essere un whistleblower anonimo, ma…

Occorre utilizzare una piattaforma di whistleblowing. Laser Romae, come abbiamo già accennato prima, ha sviluppato una piattaforma nativa: OpenBlow.

 

Essere un whistleblower permette di:

  1. consultare lo stato di avanzamento della segnalazione ed il relativo dettaglio;
  2. dialogare direttamente con l’Organo di controllo destinatario della segnalazione (anche con messaggistica e trasmissione di documenti);
  3. tutela la riservatezza del segnalante, in base alla normativa vigente.

Pertanto, utilizzando OpenBlow l’utente ha la possibilità di scegliere se segnalare rivelando la propria identità o omettendola. In quest’ultimo caso, sarà necessario accedere alla piattaforma e procedere alla segnalazione, avvalendosi della funzionalità “anonimo”.

 

Le segnalazioni anonime vengono effettuate senza alcun riconoscimento del whistleblower, a patto che anch’esse – come quelle degli utenti che preferiscono svelare la propria identità – siano adeguatamente comprovate e dettagliate, in modo che abbiano attinenza a fatti e/o situazioni in contesti specifici. Tuttavia, anche il whistleblower anonimo ha diritto al dialogo diretto con l’Organo di controllo destinatario mediante messaggistica e/o invio di documentazione tramite la piattaforma.

 

Ma come può accedervi, se ha scelto di restare anonimo?

(io me lo sono chiesta, ndr)

 

Sarà sufficiente, per il whistleblower, accedere tramite il “codice della segnalazione” specifico, fornito in automatico al momento della segnalazione.

È doveroso, da parte nostra, evidenziare come la sicurezza del whistleblower sia garantita, e il rischio di ritorsioni è praticamente nullo – non essendo a conoscenza della sua vera identità.

È più notorio di quanto si possa pensare che la modalità preferita di segnalazione sia in forma anonima: si è ovviamentepiù propensi a rilevare qualcosa di illegale o illecito, tenendo all’oscuro la propria identità, e facilitando dunque l’evidenza di comportamenti scorretti che altrimenti sarebbero rimasti sconosciuti; promuovendo dunque una maggiore responsabilità e trasparenza nelle organizzazioni.

Come racconta il report di Transparency.it:

più della metà delle segnalazioni ricevute nell’anno 2024 (63%) manifestano la disponibilità a rendere pubblica la segnalazione, purché sia garantita la forma dell’anonimato. Si registra un netto numero di segnalazioni che non acconsentono categoricamente alla pubblicazione (33%) e, solo un numero esiguo di segnalazioni, invece, acconsentono alla sua pubblicazione in assenza di anonimato (4%).

Transparency.it

L’identità del whistleblower non può essere rivelata senza il consenso esplicito del segnalante – così come qualsiasi altra informazione che si possa dedurre, direttamente o indirettamente – a persone diverse da quelle di competenza per ricevere o dare seguito alla segnalazione, perentoriamente autorizzate a trattare certi dati.

 

L’identità del whistleblower è tutelata dagli organi destinatari delle segnalazioni e in ogni step successivo a quest’ultima. Allo stesso modo, il potenziale trasferimento delle segnalazioni ad altre Autorità competenti, in linea con quanto previsto dalla normativa vigente (D. Lgs. 24/2023), ad eccezione dei casi in cui l’anonimato non possa essere conciliabile (indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni, ecc…). La tutela della riservatezza del segnalante va infatti garantita e protetta anche in contesti giurisdizionali o disciplinari.

 

L’identità del whistleblower può essere rivelata solo in casi di:

  • procedimento disciplinare in cui il palesamento della sua identità sia essenziale per la difesa del soggetto a cui viene contestato l’addebito disciplinare;
  • procedimenti conseguenti alle segnalazioni in cui la rivelazione sia essenziale per la difesa della persona coinvolta.

In questi due casi, infatti, l’identità può essere rivelata solo previa comunicazione scritta delle ragioni alla base della rilevazione e con consenso espresso del whistleblower.

 

L’anonimato viene garantito anche a soggetti diversi dal whistleblower, ad esempio:

    • il segnalato, cioè la persona fisica oggi della segnalazione;
    • il facilitatore, sia circa l’identità sia circa l’assistenza fornita;
    • le persone diverse dal segnalato, ma implicate nella segnalazione (es. testimoni).

 

Il Facilitatore: una figura introdotta dalla nuova normativa

Tra i soggetti tutelati, particolare attenzione merita la figura del Facilitatore, introdotta dall’art. 2, comma 1, lett. c) del D.Lgs. 24/2023, di recepimento della Direttiva UE 2019/1937. Si tratta di una persona fisica, tipicamente un collega di fiducia o un rappresentante sindacale, che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, agendo in modo riservato all’interno del contesto lavorativo.

La norma, all’art. 19 del medesimo decreto, estende al Facilitatore le stesse tutele riconosciute al whistleblower, in ragione del rischio di ritorsione cui si espone per il solo fatto di aver prestato assistenza. Tale protezione include la salvaguardia dell’identità e la tutela da misure ritorsive, discriminatorie o penalizzanti da parte del datore di lavoro.

Tutele per il whistleblower

Il whistleblower, ad eccezione dei casi di calunnia o diffamazione, che nell’interesse dell’ente e/o della Pubblica Amministrazione effettua una segnalazione, non può subire ritorsioni

Ma come si intende per “ritorsione”?

Come riportato dall’art. 2, comma 1, del D. Lgs. 24/2023, con il termine ritorsione intendiamo:

qualsiasi comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione, della denuncia all’autorità giudiziaria o della divulgazione pubblica e che provoca o può provocare alla persona segnalante o alla persona che ha sporto la denuncia, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Tuttavia, la definizione di ritorsione abbraccia anche le ipotesi in cui quest’ultima sia stata tentata e/o minacciata. In questi casi, il whistleblower (o gli altri soggetti inclusi nella tutela), che presume di subire ritorsioni a causa della segnalazione, deve darne tempestiva ed esclusiva comunicazione all’ANAC, grazie al modulo della piattaforma informatica presente nel sito dell’ente stesso.

 

Gli atti discriminatori adottati dalla società sono nulli, in particolare lo è il licenziamento ritorsivo, come il mutamento di mansioni (ai sensi dell’articolo 2103 del codice civile) e qualsiasi altra forma di comportamento vessatorio e ritorsivo nei confronti del whistleblower.

Tra le tutele conclamate troviamo anche le limitazioni di responsabilità penale, civile e amministrativa rispetto alla condivisione e diffusione di alcune classi di informazioni.

 

Si applicano solo quando sussistono entrambe le condizioni:

  •  al momento della segnalazione, vi siano fondati motivi per ritenere che le informazioni siano essenziali per portare alla luce l’illecito e non per altre ragioni (scandalo, vendetta…);
  • la segnalazione è compiuta nel rispetto delle modalità e condizioni dettate dal D. Lgs. 24/2023 per beneficiare della tutela delle ritorsioni. Infatti, nei casi di diffusione di informazioni coperte dall’obbligo di segreto, non sono imputabili i reati circa la rivelazione e utilizzazione del segreto d’ufficio, del segreto professionale e dei segreti scientifici e industriali, del dovere di fedeltà e di lealtà, del diritto d’autore, della protezione dei dati personali e quelle che offendono la reputazione della persona fisica coinvolta o denunciata.

 

In conclusione, la discriminante agisce con attenzione rispetto ai comportamenti, alle azioni o alle omissioni solo se collegati alla segnalazione e solo se essenziali ai fini della rivelazione stessa della violazione: in assenza di queste condizioni, pertanto, la responsabilità deve ritenersi non esclusa.